Overblik over online mødeværktøjer for Almen Praksis

Overblik over online mødeværktøjer for almen praksis

KAP-H og Region Hovedstadens datakonsulenter har samlet op på coronatids-erfaringerne fra almen praksis og brugen af KAP-H's hotline for onlinemøder til blandt andet klyngemøder, DGE møder med videre.

Nedenfor får du et overblik over vores anbefalinger, som det ser ud pr ultimo april 2020. Håbet er, at det kan hjælpe dig til allerbedst at konvertere de møder, der ellers ofte aflyses - så som fx PLO-kommune-møder, møder i vagtringen, DGE-grupper, samtaler med andre læger m.m.

Mange af disse værktøjer har været tilgængelige og benyttet nogle steder i årevis, men i denne tid er det vores erfaring, at man nemt mister overblikket.

Online møder

De fleste møder kan faktisk klares online – også selvom man kan miste lidt ”føling” med rummet. Men at afholde dem professionelt - fx i lægelaug (PLO-K), klynger eller efteruddannelsesgrupper - kæver en lidt anderledes tilgang og ofte flere hænder end fysiske møder.

Basale forudsætninger

Ved alle online møder er det allervigtigste, at du og dine deltagere hver skal:

• Være et sted med stabil internetforbindelse.
• Have en PC, tablet eller mobiltelefon.
• Have headset (gerne USB) eller højtalere.
• Webcam (som oftest integreret i bærbar, mobiltelefon eller tablet). Flere læger har også modtaget videoudstyr fra Regionen. Dette kan selvfølgelig også benyttes.
• Logge på valgte mødeplatform i god tid, hvis det er første gang man bruger programmet.

Virtuel facilitering og roller

Online møder med over 5 -10 deltagere kræver noget andet og nogen gange mere end fysiske møder. Hvem faciliterer, holder styr på dagsorden og talerrække? Hvem indkalder i kalenderen og agerer vært på mødet mht. det tekniske og mødeplatformen? Hvem holder styr på chatten? Hvem agerer teknisk support på e-mail og telefon, i fald du har deltagere, der ikke kan logge på eller oplever vanskeligheder med lyd eller billede?

Horizons er et team under NHS i UK, som har specialiseret sig i virtuel facilitering, og hvordan man arrangerer og afholder professionelle online møder. De anbefaler, at man til større møder har:

1. En vært som står for alt i forhold til mødeplatformen, fx: mødeoprettelse, kalenderindkaldelser, holde snor i deltagerantal, tvungen mute af deltagere hvis mikrofon skaber utilsigtet støj på mødet, håndsoprækning og talerrække, opdeling i grupperum undervejs, skærm-deling og PowerPoints
2. En facilitator som er ”den lille journalist”, som leder mødet, agerer konferencier, gennemgår dagsorden, introducerer talere, faciliterer diskussioner og spørgsmål, meta-kommunikerer og holder rød tråd igennem hele mødet.
3. En chat moderator som holder styr på kommentarer og spørgsmål fra chatten og gerne serverer kondenserede pointer o. lign. fra chatten til facilitator, når denne beder om det.
4. Evt. en teknisk støtteperson, som hjælper på e-mail og telefon, hvis mødedeltagere oplever problemer – fx med at logge ind, hente og installere programmer, lyd der ikke fungerer, billede der ikke fungerer. Denne rolle kan evt. klares af værten selv.

Hjælp til online møder og til at blive rigtig skarp til online facilitering

KAP-H har oprettet en hotline for online møder, og vi kan hjælpe dig med Webex, GoToMeeting og Jitsi. Vi kan også sætte dig i gang med Zoom (men ikke selv deltage).

KAP-H kan hjælpe dig med at sætte mødet op, invitere til det og evt. også oplære relevante personer (fx vært, facilitator osv.) i brugen af ønsket mødeplatform og selve rollen, de har under mødet.

Hvis du ønsker at konvertere et møde til et videomøde, skal du sende følgende til kap-h@regionh.dk:

• Dato for møde
• Tidspunkt for møde
• E-mailadresser på alle deltagere

Har du spørgsmål til ovenstående eller ønsker at konvertere et møde til et online møde, så ret henvendelse til KAP-H Sekretariatet på kap-h@regionh.dk eller 38 66 52 99.

Mødeplatforme

Mht. til mødeplatforme er der rigtig mange løsninger og mange er fine til møder op til ca. 20 – 30 deltagere, selv i gratis-versionerne.  Alle har apps man kan hente ned til tablet eller mobiltelefon (fra iTunes store eller Google Play store).

Vores erfaringer med de forskellige platforme er:

Zoom

Fordele: Zoom er, selv i gratis-versionen, langt det bedste. Billede og lyd er oftest glimrende. Der er mange interaktive muligheder, så som mulighed for at dele store møder ud og ind af mindre grupperum undervejs, afstemninger, håndsoprækning, chatfunktion osv. Gratis version supporterer op til 100 deltagere pr møde med ubegrænset længde for små møder med kun har to deltagere.
Kræver ikke installation af noget software fra deltagernes side.

Ulemper: Desværre er der visse mulige sikkerhedshuller med zoom, så det kan for nuværende ikke anbefales til personfølsomt indhold eller lignende. Desuden har flere regioner blokeret anvendelsen af zoom for en sikkerheds skyld, hvilket kan betyde at deltagere fra regioner ikke kan være med til zoom-møder. Møder med flere end to deltagere er i gratis-versionen begrænset til 40 minutters varighed.

Du kan oprette dig på www.zoom.us

Webex Meetings

Fordele: Webex er oftest okay med hensyn til lyd og billede – selv i gratis-versionen. Basale interaktive muligheder er tilstede så som håndsoprækning og chat. Kræver ingen konto for mødedeltagere, men man skal hente og installere et plugin ved første gangs brug, hvilket dog er relativt nemt. Selv gratis-versionen supporterer op til 150 mødedeltagere og møder af ubegrænset længde.

Ulemper: Webex lyd og billede kan svinge meget i kvalitet og er oftest væsentligt dårligere end Zoom. Der er ikke mulighed for avancerede interaktive ting som opdeling undervejs i mindre grupperum og afstemninger.

Du kan oprette dig på www.webex.com

Jitsi

Fordele: Jitsi er på linje med Webex og GoToMeeting med hensyn til lyd og billede. Jitsi er en ikke-kommerciel og bruger-drevet løsning, altid gratis og med usammenlignelig god sikkerhed på grund af den særlige kryptering, der anvendes. Basale interaktive muligheder er tilstede så som håndsoprækning og chat. Jitsi kører direkte i din browser, så oprettelse af møder sker med et eneste klik og kræver ingen konto eller plugin for hverken arrangør eller mødedeltagere. Møder kan afholdes med ubegrænset længde.

Ulemper: Jitsis lyd og billede reduceres kraftigt med alt over 35 deltagere og er generelt oftest væsentligt dårligere end Zoom. Der er ikke mulighed for avancerede interaktive ting som opdeling i mindre grupperum og ej heller afstemninger.

Du kan oprette dig på www.jitsi.org

Skype / Skype for Business / Microsoft Teams

Fordele: Skype og Skype for Business er ofte nogenlunde med hensyn til lyd og billede. Basale interaktive muligheder er tilstede så som håndsoprækning og chat. Skype for Business afløses i 2020 af Microsoft Teams, som fungerer rigtig godt, men kan meget mere end bare online møder, da det er en meget bredere virtuel pakke med værktøjer til online samarbejde.

Ulemper: Lyd og billede kan svinge meget i kvalitet og er oftest væsentligt dårligere end Zoom. Der er ikke mulighed for avancerede interaktive ting som opdeling i mindre grupperum undervejs eller afstemninger. Kræver konto for mødedeltagere og download af app eller program til PC ved første gangs brug. Teams har dog også en mulighed for at deltage via browser uden download af app, men pga. Teams mange funktionaliteter er det også mere uoverskueligt, når man ikke kender det endnu. Teams i webversionen kræver også man bruger enten Google Chrome eller Microsoft Edge som browser.

Du kan oprette dig på www.skype.com

GoToMeeting

Relativt lig Webex i alle henseender - dog kun gratis i 14 dage, hvorfor GoToMeeting ikke gennemgås i detaljen her.

Datakonsulenterne i Region Hovedstaden og KAP-H