Tolk til fremmedsprog

Region Nordjylland betaler for tolkning i forbindelse med behandlinger med sygesikringstilskud foretaget hos alment praktiserende læge eller privat praktiserende speciallæge, som er foretaget gennem regionens kundeprofil hos tolkeleverandøren.

Tolkeleverandør

Tolkdanmark ApS er eneleverandør på alle fremmedsprogstolkninger i Region Nordjylland i perioden fra d. 1. oktober 2022 til d. 30. september 2026.

Fremmedsprogstolkninger bestilles udelukkende på det online bestillingssite www.tolkdanmark.dk via det kundelogin yderen har fået udleveret af regionens Tolkekontor. 

Kontaktoplysninger
Tolkdanmark ApS
Islevdalvej 100A
2610 Rødovre
www.tolkdanmark.dk

Kundeservice Telefon: 70 27 22 23
Træffes alle dage, døgnet rundt

Akut Telefon: 70 20 73 73
Træffes alle dage, døgnet rundt

Kvalitetsafdeling: klage@tolkdanmark.dk Husk at sætte Tolkekontoret tolke@rn.dk på Cc.

Kundeansvarlig for Region Nordjylland:
Jacqueline Bern Aller
Telefon: 33 60 31 66
E-mail: jba@tolkdanmark.dk

Har du spørgsmål til den generelle service, kan du med fordel kontakte den kundeansvarlige.

Tolkdanmarks forpligtelser
I sin rolle som eneleverandør forpligter Tolkdanmark sig til at opfylde behovet for en bestilt tolkning til enhver tid.

Bestillings Vilkår

Tolkningerne afregnes efter følgende:

• Fremmødetolkning: Tolkens minimumshonorar er 1 time, herefter pr. påbegyndte ¼ time.
• Videotolkning: Tolkens minimumshonorar er ½ time, herefter pr. påbegyndte ¼ time.
• Telefontolkning: Tolkens minimumshonorar er ½ time, herefter pr. påbegyndte ¼ time.
• Udebliver patienten afregnes for den bestilte tid
• Aflysning efter tolkestart afregnes for den bestilte tid
• Manglende aflysning af tolken, hvor denne står til rådighed i det bestilte tidsrum, afregnes for den bestilte tid.
• Aflysning inden for 4 timer til tolkestart afregnes maksimalt for 1 times tolkning.
• Aflysning frem til 4 timer før tolkestart kan ske uden beregning
• Ved tolkens forsinkelse afregnes fra det tidspunkt tolkningen begynder.
• En bestilling kan dække flere patienter, så længe der er tale om samme sprog på samme tolkeadresse. 
• Tolken skal stå til rådighed i hele det bestilte tidsrum, medmindre klinikken meddeler denne andet.

Lovgivning

• Patienten kan videregive ønsker til hvorvidt tolkningen leveres af bestemte tolke, men tolkens tilgængelighed er ikke retningsgivende for hvorvidt en behandling kan udføres, hvorfor der stilles den tolk til rådighed der kan tolke når det er påkrævet for behandlingen, eftersom behandlingspligten skal overholdes.

• Der stilles tolk til rådighed ud fra de tolke der er tilknyttet Tolkdanmark.
  
  
• Patienter kan ikke bestille tolk på vegne af regionen – disse tolke kan deltage som bisidder og udgiften hertil er patientens egen.
  
  

Tolkninger som må bestilles på Regionens kontrakt med Tolkdanmark

For at regionen afholder udgiften på tolkeydelser ifm. sundhedsydelser bestilt i praksissektoren skal praksisklinikken rekvirere tolk via den Kundeprofil hos Tolkdanmark, som er udleveret til klinikken af Tolkekontoret i Region Nordjylland. Læs mere herom i afsnittet Kundeprofil hos Tolkdanmark.

Godkendte tolkninger på regionens kontrakt

• Nedenstående tolkninger skal bestilles via den af regionen udleverede kundeprofil hos Tolkdanmark for at regionen afholder udgiften hertil.

Tolkninger på regionens kundeprofil kan bestilles til de af overenskomsten, mellem Danske Regioner og PLO/FAPS, fastsatte grundydelser, hvortil der er tilknyttet tolketillæg.

Tolkninger som er regionen uvedkommende

Nedenstående tolkninger skal bestilles via klinikkens egen kundeprofil hos Tolkeleverandøren og afregning heraf er regionen uvedkommende.

• Tolkninger til attestarbejde og lægeerklæringer
• Tolkninger ifm. ydelser som ikke er omfattet af profylakseaftalen
• Tolkninger ifm. ydelser som ikke er omfattet iht. overenskomsten mellem Danske Regioner og PLO/FAP
• Tolkning for patienter der ikke er berettiget til at modtage sygesikringstilskud
  
  

Modtager regionen afregning på tolkeydelser som er regionen uvedkommende afvises disse med henvisning til fakturering direkte hos den bestillende klinik.

Afdækning af behov for tolkebistand

Hvornår er det nødvendigt at bestille en tolk?

• Der er behov for en tolk, når sundhedspersonalet og/eller patienten ikke kan kommunikere på et sprog, som begge parter forstår. Det vil sige, når sundhedspersonalet og patienten ikke kan tale frit og ubesværet med hinanden. Vær opmærksom på, at patienter og pårørende, som taler et godt hverdagsdansk, alligevel kan have behov for en tolk, når emnet og samtalen er kompliceret og kræver et nuanceret sprogbrug og sprogforståelse.
  
  

Hvem er ansvarlig?

• Det er det behandlingsansvarlige sundhedspersonale, som ud fra en lægefaglig vurdering, vurderer om der er behov for tolkebistand med udgangspunkt i den enkelte patient og undersøgelsens art.
  
  
• Ændrer behovet for tolkning sig, skal det noteres i patientens journal.
  
  
• Sundhedspersonalet er ansvarlig for bestilling af tolk til patientens behandlinger.
  
  
• Sundhedspersonalet har det fulde ansvar for samtalens indhold og forløb. Tolken har kun ansvar for den sproglige formidling.

Lægehenvisning

• Det skal fremgå af lægehenvisningen til speciallæge, psykiatrien og sygehusene, om der er behov for tolkebistand og i givet fald, hvilket sprog og eventuel dialekt patienten kommunikerer på.

Hvem må tolke?

Den behandlingsansvarlige skal sikre sig, at tolken har de nødvendige kvalifikationer.

Professionel Tolk

Det er Region Nordjyllands anbefaling, at der anvendes professionel tolk, hvis det er en lægefaglig vurdering at det er nødvendigt med tolk for at kunne behandle patienten.

Følgende gør sig gældende:

• De professionelle tolke er uddannede til at kende og videreformidle sundhedsfaglige udtryk.
• De professionelle tolke agerer objektivt og professionelt selv i pressede situationer.
• De professionelle tolke er uddannet i tolkefaglighed og tolkeetik.
• De professionelle tolke har tavshedspligt.

Patientens Tolk

Det er ikke hensigtsmæssigt at anvende pårørende som tolk, da der ikke kan stilles nogen garanti for kvaliteten af tolkningen. En pårørende kan blive følelsesmæssigt påvirket og have svært ved at tolke så direkte som ønsket. Vi anbefaler, at pårørende i stedet anvendes som bisidder i samtalen mellem patienten og det sundhedsfaglige personale.
 
Det er dog muligt for patienten selv at medbringe tolk, hvis det af den behandlingsansvarlige bliver vurderet om denne kan stå inde for tolkningens kvalitet forestået af patientens tolk. 

Hvis ikke det vurderes forsvarligt skal den behandlingsansvarlige påkræve at der skal være en professionel tolk til stede under patientens behandling for at kunne udføre denne. Begrundelsen for anvendelse af den professionelle tolk skal i så fald registreres i patientens journal sammen med patientens indsigelse.

Hvis patienten frasiger sig professionel tolk skal dette registreres i patientens journal.

Pårørende må ikke videreformidle, når der er tale om alvorlige diagnoser.

Det skal registreres i patientens journal hvis samtalen er tolket af patientens egen tolk.

Patientens tolk afregnes ikke af Region Nordjylland.

Børn som tolk

Børn under 18 år må ved lov aldrig bruges som tolk, medmindre det er nødvendigt i et akut og livstruende tilfælde og kun indtil der kan stilles med en professionel tolk.

Bekendtgørelse om tolkebistand efter sundhedsloven

Oversættelsesapps og -maskiner

De 3 nøgleord i denne forbindelse er:

• Datasikkerhed – Opbevaring af data
• Patientsikkerhed – Fortrolige Oplysninger, Tavshedspligt og korrekt oversættelse
• Følsomme Personoplysninger - GDPR
  
  

Ved anvendelse af oversættelsesapps og – maskiner gives der samtykke til at udbyderen ejer- og må opbevare- samt anvende dataene, dvs. de datalogs der er vedrørende oversættelsen.

Oversættelsesapps og -maskiner må derfor ej anvendes ifm. kommunikation vedrørende patientens sygdoms- og behandlingsforløb.

Oversættelsesapps og -maskiner må udelukkende anvendes til korte ukomplicerede samtaler, hvor der ikke kommunikeres med patienten om dennes sygdom og behandling, dvs. når der samtales om almindelige hverdagsting. Det er den behandlende instans som har ansvaret for at validere kvaliteten af oversættelsen samt sikre sig at reglerne omkring datasikkerhed er overholdt ift. videregivelse og opbevaring af data i tilknytning til oversættelsen.

I har som den behandlende instans det fulde ansvar for kommunikationen vedrørende patientens behandling. Dette ift. korrekt oversættelse således I er garanteret at I og patienten forstår hinanden og til at patienten kan inkluderes og til fulde forstår og kan samtykke til sin behandling og derved kan samarbejde og aktiv deltage heri.

Eftersom en sådan kommunikation indeholder følsomme personoplysninger og I som behandlende instans har ansvaret for patientsikkerheden og overholdelse af GDPR skal der anvendes en professionelle tolk som er uddannet i sundhedsfaglige termer og har tavshedspligt.

Den professionelle tolk anvendes ifm. kommunikation vedrørende patientens sygdoms- og behandlingsforløb.

Informeret Samtykke

Registrering af tolkningen

Det er obligatorisk, at alle tolkebestillinger registreres, uagtet om tolkningen bliver gennemført, eftersom det fortsat kan afstedkomme en fakturaopkrævning fra tolkeleverandøren til Region Nordjylland.

Registreringerne anvendes bl.a. af regionens Tolkekontor ifm. fakturakontrol for at sikre, at der er overensstemmelse med klinikkens registrering og fremsendte faktura/tolkens registrering på tolkekvitteringen. Klinikkens registrering benyttes ligeledes ifm. revision af bogførte fakturaer, ved sagsbehandling af patientindsigelser på f.eks. tolkegebyret regionen opkræver af patienten, samt ved håndtering af klagesager fra Styrelsen for Patientklager, og ifm. håndtering af klagesager hos tolkeleverandøren.

Følgende oplysninger skal registreres for hver Tolkebestilling:

• Bestillingsoplysninger: Ordrenummer, dato, bestilt tidsrum, sprog samt tolketype
  
  
• Tolkeforløb: Faktisk tolketid, hvorvidt tolken har været anvendt og notering af evt. særlige omstændigheder vedrørende tolkeforløbet
  
  OBS! Oplysningerne omkring den faktiske tolketid skal være klinikkens egne registreringer og ikke tolkens fra tolkekvitteringen.
  
   

Tolkningens leveringsform

For at øge dækningsgraden af regionens bestillinger kan der som udgangspunkt anvendes telefon- og videotolkning. Dette er med til at sikre gennemførelse af patienternes behandlinger og bedst mulig udnyttelse af tolkenes ressourcer så de kan dække flere tolkeopgaver. 

Erfaringer med videotolkning på Rehabiliteringscenter for Flygtninge

Siden 2018 har behandlere og patienter på Rehabiliteringscenter for Flygtninge i Aalborg anvendt videotolkning i det daglige behandlingsarbejde. Erfaringerne viser, at der er stor tilfredshed – både blandt behandlere og patienter ift. anvendelsen af denne tolkeform. Såvel patienter som behandlere oplever, at tolken er meget kvalificeret, da geografi ikke er afgørende for at finde den bedst egnede tolk til opgaven.

Patienterne giver ligeledes udtryk for, at de oplever en mere professionel relation i tolkningerne, idet tolken ikke er fra eget nærmiljø og at der er mulighed for at slukke skærmen ved ønske om anonymitet. Centret oplever, at videotolkningen har medført en større effektivitet og udnyttelse af ressourcer, idet udefrakommende udfordringer som f.eks. trafikale forhindringer, aflysning pga. sygdom m.v. er mindsket.

Derudover har brugen af videotolkning medført en væsentlig reduktion af centrets tolkeudgifter. 

Pia Korgaard Andersen

Opsummering af fordele ved videotolkning:

• Større dækningsgrad af bestillinger da tolkene ikke er bundet på vejene
• Større dækningsgrad på alle sprog
• Større udnyttelse af tolkenes ressourcer da de kan dække flere opgaver
• Mindre sårbar over for aflysninger og forsinkelser ved f.eks. tolkens sygdom
• Tolken er mere kvalificeret til den enkelte opgave
• Mere professionel relation til tolken
• Tolken kan afblændes på skærmen
• Tolken virker mere diskret og ”fylder” ikke i rummet mellem patient og den sundhedsfaglige medarbejder
• Patienten kommer mere i fokus
  
  

De klinikker der i en given undersøgelse grundet teknisk udstyr ikke kan anvende telefon- og videotolkning kan bestille fremmødetolk.

Kan din klinik kun benytte sig af fremmødetolkning, er det noteret i klinikkens stamoplysninger. Så er Tolkdanmark klar over det og vil ikke tilbyde telefontolkning som alternativ, til en fremmødetolk. Kontakt Tolkekontoret, hvis du ønsker at notere, at klinikken kun kan bruge fremmødetolk. 

I særlige tilfælde kan der anvendes fremmødetolk også hvor det ikke er pga. teknisk udstyr, men pga. undersøgelsen/patienten hvor det lægeligfagligt eller med baggrund i samtalens art skønnes nødvendigt med en fremmødetolk. Den lægefaglige begrundelse skal journaliseres.

Tolkekontoret forbeholder sig ret til at rette henvendelse til specifikke klinikker, hvis der viser sig en overrepræsentation af brugen af fremmødetolkninger på klinikken og der ikke foreligger forudgående aftale herom.