Spring til indhold

Arbejdsgang ved udarbejdelse af nye forløbsbeskrivelser/ved opdatering af forløbsbeskrivelser

Skal du udarbejde eller opdatere en forløbsbeskrivelse, kan du få hjælp til arbejdsgangen beskrevet her på siden. Det er vigtigt at huske på, at alle sygehuse skal have mulighed for at give input og at praktiserende læger skal involveres i processen.

Opdateret

Forløbsbeskrivelser skal være regionalt gældende, men initiativet til en ny forløbsbeskrivelse eller opdatering af en gældende forløbsbeskrivelse kan godt starte lokalt. 

De beskrevne arbejdsgange herunder skal sikre, at alle sygehusenheder får mulighed for at indgå i arbejdet, enten ved at skrive eller ved at læse udkast/give sparring undervejs, samt at der er repræsentation fra almen praksis i form af en praksiskonsulent. 

Det er vigtigt at alle relevante parter bakker op om den udarbejdede/reviderede forløbsbeskrivelse.

For at sikre en systematisk opdatering af regionens forløbsbeskrivelser på sundhed.dk sender Den Regionale PKO-ordning i SydKIP hvert 3. år anmodning om opdatering. Anmodningen sendes til en af de lokale PKO-ordninger, som udpeger en praksiskonsulent, som skal indgå i arbejdet. Praksiskonsulentens rolle er at give sparring samt at sikre at forløbsbeskrivelsen afspejler arbejdsgangene i almen praksis.

Overblik over arbejdsgange

Arbejdsgangsbeskrivelser

Der findes to forskellige arbejdsgange. Valget af arbejdsgangsbeskrivelse afhænger af opgaven:

  1. Udarbejdelse af ny forløbsbeskrivelse
  2. Opdatering af forløbsbeskrivelse.

1. Udarbejdelse af ny forløbsbeskrivelse

  1. Den lokale PKO-ordning sender besked til Den Regionale PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk. Den Regionale PKO-ordning sikrer koordinering, såfremt lignende forløbsbeskrivelser er under udarbejdelse.
  2. Den lokale PKO-ordning udpeger en praksiskonsulent, som skal indgå i arbejdet, og sender besked til afdelingsledelseskredsen, som beslutter hvilken afdeling, der skal have ansvaret for forløbsbeskrivelsen.
  3. Den lokale PKO-ordning sender forespørgsel til de andre sygehusenheders PKO-ordninger mhp. udpegning af klinikere til en klinisk ansvarlig gruppe, som skal udarbejde forløbsbeskrivelsen – enten ved at skrive eller ved at give sparring og feedback på udkast. Hvis der vurderes behov for udpegning af privatpraktiserende speciallæge kontaktes specialkonsulent Helle Bruun på hnb@rsyd.dk. Gruppen laver udkast til forløbsbeskrivelsen og følger vejledningen til udarbejdelse af forløbsbeskrivelser. Gå til manuskriptvejledning for forløbsbeskrivelser
  4. Når den klinisk ansvarlige gruppe har udarbejdet et udkast til forløbsbeskrivelsen, sendes den til relevant specialeråd til kommentering. Eventuelle kommentarer indarbejdes i forløbsbeskrivelsen.  
  5. Forløbsbeskrivelsen sendes til Den Regionale PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk. 
  6. Den Regionale PKO-ordning indhenter og samler høringsbidrag til den klinisk ansvarlige gruppe fra relevante parter, herunder sygehuse, lokale PKO-ordninger, PLO-Syddanmark og Den Regionale PKO-ordning. Svarfrist mellem 1-4 uger.
  7. Giver høringen anledning til ændringer, sendes høringssvar til den klinisk ansvarlige gruppe, som retter forløbsbeskrivelsen, hvis vurderet relevant.
  8. Den endelige forløbsbeskrivelse sendes til Den Regionale PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk mhp. publicering på sundhed.dk. 
  9. Den klinisk ansvarlige gruppe sikrer, at eventuelle ændringer i lokale arbejdsgange forankres i relevante afdelinger. 

2. Opdatering af forløbsbeskrivelse

Initiativ til opdatering kan både ske lokalt ved behov eller ved opdateringsrunden hvert 3. år via Den Regionale PKO-ordning.

Tages initiativet lokalt springes første blå boks efter den grønne cirkel til højre i ovenstående flowdiagram over, og arbejdsprocessen starter med at den lokale PKO-ordning udpeger en praksiskonsulent og kontakter afdelingsledelsen. Herefter følges flowdiagrammet. 

Sker initiativet via opdateringsrunden hvert 3. år følges flowdiagrammet i fuld længde, som beskrevet i nedenstående: 

  1. Den Regionale PKO-ordning anmoder om opdatering hos den ansvarlige lokale PKO-ordning.
  2. Den lokale PKO-ordning udpeger en praksiskonsulent, som skal indgå i arbejdet, og sender besked til afdelingsledelsen.
  3. Afdelingsledelsen vurderer omfanget af nødvendige rettelser.  
  4. Ved større faglig opdatering:
    • Den lokale PKO-ordning sender forespørgsel til de andre sygehusenheders PKO-ordninger mhp. udpegning af klinikere til en klinisk ansvarlig gruppe, som skal udarbejde forløbsbeskrivelsen – enten ved at skrive eller ved at give sparring og feedback på udkast. Hvis der vurderes behov for udpegning af privatpraktiserende speciallæge kontaktes specialkonsulent Helle Bruun på hnb@rsyd.dk. Gruppen laver udkast til forløbsbeskrivelsen og følger vejledningen til udarbejdelse af forløbsbeskrivelser. Gå til manuskriptvejledning for forløbsbeskrivelser.
    • Når den klinisk ansvarlige gruppe har udarbejdet et udkast til forløbsbeskrivelsen, sendes den til relevant specialeråd til kommentering. Eventuelle kommentarer indarbejdes i forløbsbeskrivelsen. 
    • Forløbsbeskrivelsen sendes til Den Regional PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk.
    • Den Regionale PKO-ordning indhenter og samler høringsbidrag fra relevante parter, herunder sygehuse, lokale PKO-ordninger, PLO-Syddanmark og Den Regionale PKO-ordning. Svarfrist mellem 1-4 uger.
    • Giver høringen anledning til ændringer sendes høringssvar til den klinisk ansvarlige gruppe, som retter forløbsbeskrivelsen, hvis vurderet relevant.
    • Den endelige forløbsbeskrivelse sendes til Den regionale PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk mhp. publicering på sundhed.dk.
    • Den klinisk ansvarlige gruppe sikrer, at eventuelle ændringer i lokale arbejdsgange forankres i relevante afdelinger. 
  5. Ved mindre rettelser:
    • Der udpeges en speciallæge, som sammen med praksiskonsulenten laver udkast til rettelser i forløbsbeskrivelsen.
    • Udkast sendes til relevante kliniske afdelinger (evt. via de lokale PKO-ordninger) på de øvrige sygehuse til kommentering. Giver dette anledning til ændringer, rettes udkastet til.
    • Forløbsbeskrivelsen sendes til Den Regional PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk.
    • Den Regionale PKO-ordning indhenter og samler høringsbidrag fra relevante parter, herunder sygehuse, lokale PKO-ordninger, PLO-Syddanmark og Den Regionale PKO-ordning. Svarfrist mellem 1-4 uger.
    • Giver høringen anledning til ændringer sendes høringssvar til den klinisk ansvarlige gruppe, som retter forløbsbeskrivelsen, hvis vurderet relevant.
    • Den endelige forløbsbeskrivelse sendes til Den regionale PKO-ordning på visinfosyd@rsyd.dk mhp. publicering på sundhed.dk.
      Er der ingen rettelser til en forløbsbeskrivelse, skal Den Regionale PKO-ordning have besked herom, så opdateringsdatoen på sundhed.dk kan rettes. 
    • Den klinisk ansvarlige gruppe sikrer, at eventuelle ændringer i lokale arbejdsgange forankres i relevante afdelinger. 

Ved opdateringsrunden hvert 3. år beregnes der 3 måneder til opdatering af en forløbsbeskrivelse inkl. høringsperiode. 

Ved mindre opgaveoverdragelse: Såfremt opdatering af en forløbsbeskrivelse medfører en mindre opgaveoverdragelse fra sygehus til almen praksis henvises til aftalen "Principper for mindre opgaveoverdragelse fra sygehus til almen praksis".

Læs aftalen vedr. mindre opgaveoverdragelse mellem sygehus og almen praksis

Rykkerprocedure

Efter fristudløb sendes 1. rykker til den lokale PKO-ordning. Ved manglende respons sendes efter 4 uger 2. rykker med besked om, at forløbsbeskrivelsen fjernes fra sundhed.dk efter yderligere 4 uger, såfremt der ikke er respons fra det ansvarlige sygehus.   

 

Udarbejdet af repræsentanter fra sygehuse og almen praksis i november 2021.